一、概述
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。同时,在当前社会信息化浪潮中,还在产生大量的各种形式的的信息记录,包括电子文件或非电子文件。相关行业、部门的电子化进展,如数字化图书馆,国际性的科技情报数据信息库,各单位的信息中心促使档案管理工作电子化、信息化,谋求创新与发展。
随着计算机技术的迅速发展和广泛应用,电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在,档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。
二、需求分析
档案管理系统必须符合国家档案管理标准规范,适用于政府机关,企事业单位的档案管理系统。档案管理系统的开发坚持通用化、系列化、组合化、用户化的方针,提供完整的解决方案和完善的售后服务,协助用户建立完备的档案管理体系。档案管理系统中集成了主题词自动标引、大幅面扫描图象的压缩与动态解压、多媒体档案存储、与协同办公系统无缝连接等技术。
三、解决方案
1.档案门类齐全
系统遵循国家档案分类原则,已按各类档案的特点建立了文书档案、科研档案、产品档案、设备仪器、基建档案、会计档案、声像档案等十几种档案库。同时综合档案管理系统为用户建立了分类表,用户可用分类表所提供的增加同级类目、增加下级类目、编辑当前级类目及删除当前级类目等功能,建立和维护档案分类表。分类表结构可达四级。
2.符合档案管理流程
档案管理系统吸收了现代办公流程的特点,将文件、科技材料、资料处理过程的中间环节、相关信息及处理结果管理起来,确保档案、文件材料收集/积累的完整,利于档案的整理、编研工作的开展,便于日后档案的查询利用。支持现行资料的跟踪、控制、图纸复制、分发的流程管理,支持网上资料的分发。
3.档案全文管理
综合档案管理系统不仅仅局限于管理文件档案的目录、摘要,而且将档案的全文信息纳入到档案管理之中。提供从信息检索、目录查询、摘要信息、到由目录、摘要信息直接浏览档案正本(全文)的档案管理方式。
4.多种组卷方式
各行业、各地区及不同专业的科技文件,文书文件形成过程都有它自身的规律,组卷形式也必然存在一定的区别。综合档案管理系统灵活的组卷方式成功的处理了这一问题。它包括按一定条件进行的条件组卷;个别无规律文件的手工组卷;一份或几份文件、多种档案、多个案卷的多重组卷。
5.用户化报表
除支持符合国家标准所规定的国标目录(档案登记帐、总目录、分类目录、案卷目录、卷内目录、著录卡片、面签、脊背签)等,还提供用户自定义的自由目录打印。用户可自行定义表格、自选数据,并可设置栏目中文字字体、字型、字号、加下划线;设置栏目中文字居中、左对齐、右对齐。
6.良好的数据接口
数据备份、数据恢复、数据删除三个模块可以保证系统数据的安全。数据导入功能为用户提供高效、快速地建立本系统数据的手段。用户可以将原有数据一次转入到本系统之中。数据输出功能为用户提供从本系统将数据转换输出成其它格式的文件手段,如:文本文件(TXT)、WORD文件、LOTUS1-2-3文件(WKE)、EXCEL文件(XLS)、超文本文件(HTML)、DBASE/FOXPRO文件(DBF)。
7.系统自定义
用户可根据本单位档案管理实情增加、修改、删除档案库;修改档案库的结构,即修改案卷库或文件库结构中字段的名称、长度、类型等内容;对案卷库或文件库结构库中每个有规律、内容固定的字段设置代码;为使同一类档案案卷的题名录入更加规范、便捷,用户可以通过题名维护功能事先按照一定顺序关系将题名录入,这样在录入同一组档案文件的文件级数据时只需输入卷内序号,题名将自动出现在对应的输入文本框内。
8.灵活的用户管理和权限设置
综合档案管理系统提供详细的用户权限设置,用户的权限可以复制,方便建立具有相同或相似用户的权限。权限的设置方式有两种,可以按照库分配角色,也可以按角色分配库。角色类型系统主要提供的有"档案管理员"、"数据管理员"、"数据著录员"、"数据修改员"、"利用管理员"、"鉴定销毁员"、"数据浏览员"等,用户可以根据自身需要自定义用户角色权限。
9.安全的数据备份
对档案的管理,数据的安全非常重要,但是为了避免在使用过程中的意外,建议用户在使用任何系统时都需要经常备份数据;综合档案管理系统提供了多种数据备份的方式,可以对某一个档案库的数据单独备份(单库备份),也可以对整个数据库一起备份(整库备份);同时我们还可以在综合档案管理系统设置数据库的自动备份,确保数据的安全。