进入21世纪,信息时代的信息数字化及由此提出数字信息的管理模式,已经深刻地影响着档案管理全过程,特别是对于各级档案馆馆藏档案的现代化管理、综合开发、信息开放利用的方式方法必将得到新的突破,无论是在管理理念,还是在管理的技术手段和途径,将引领档案馆现代化管理实现又一次的技术、管理的跨越——数字档案馆的建立。
数字化
数字化(digitization)是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
纸质档案数字化
纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会或行业对档案利用的需求。
数字化建设的目标
数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理,建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等),通过数据接口和政务办公系统连通,用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用,实现真正的资源共享。