数字档案馆
数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。
狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆,其含义除了馆藏档案数字化的工作外,还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程,代表的是一种信息环境和基础设施的构建(包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立)。它包括:
1. 接收应归档的电子文件及其元数据,并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制,以及时获取电子文件,防止重要文件的流失;
2. 将现有馆藏档案数字化,实现数字化档案资源在网上的发布和传递;
3. 支持对馆藏各种档案实体的自动化管理;
4. 支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏,能够提供分散于不同地区的档案信息资源,实现档案信息资源共享;
5. 组织对数据的有效访问和查询,使用户可以通过网络对数字化档案信息(包括目录、索引和全文)进行查阅。
我们一直认为数字档案馆和数字图书馆的概念属于同一性质,并且其内容也有很大的相似性,从下面这段话的角度来看也不尽然:
最早档案部门提出数字档案馆或数字化档案馆是借鉴数字图书馆的概念,但是数字图书馆和数字档案馆的概念和建设内容有着本质的区别,数字图书馆是借用传统图书馆的名称,已经脱离传统图书馆的工作、管理模式,数字图书馆是下一代互联网的信息资源组织形式,是将目前互联网信息资源的无序状态变为有序。而数字档案馆依然是档案馆,其对馆藏档案的管理功能没有改变,同样具有收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研等功能,只不过其采用的技术方法、管理手段、管理对象等有了较大的变化。数字档案馆不是网络档案馆,也不是虚拟档案馆,以目前我国档案管理法律法规的限定,档案本身在网上运行是不允许的;以当前网络安全的状况,档案本身处于互联网或局域网环境中是非常不安全的;以我国现有公众对档案的认识和利用需求,全国档案馆或部分地区档案馆联网,在投入和产出效率上是非常不合算的。因此,以目前的管理手段和技术水平,将数字档案馆建设成网络档案馆既没有必有也不安全。